雇用契約書の存在意義

労働基準法第15条には、
「会社が労働者を採用する時は、賃金、労働時間、その他の労働条件を書面などで明示しなければなりません。」
と記載され、労働条件通知書を渡すことを必須としております。

なお、労働契約法第6条には、
「雇用契約は、労働者および会社が合意することによって成立します。」とあります。

つまり、雇用契約とは、会社と社員の双方が労働条件について、きちんと合意することによって成立する契約ということです。

労働条件通知書とは、その名の通り、会社が労働者に対して労働条件を「通知」するための書面ですが、労使間のトラブルを防止するためには、単に「通知」をするのではなく、合意の証拠としての書面を残すべきなのです。
その書面が、「雇用契約書」になります。

☞ 採用時に明示しなければならない労働条件とは

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全ての社員と雇用契約書を取り交わす

弊社では、正社員、契約社員、パート社員、アルバイト社員など、社員の種類を問わず、必ず雇用契約書を取り交わしてくださいとお伝えしています。

社員が労働条件に合意したことを確認し、署名・捺印をしてもらった上で、会社と社員がお互いに雇用契約書を1部ずつ保管するようにしましょう。

労使間トラブルが起きてからでは合意が取りづらい事柄でも、入社時であれば比較的合意が取りやすいものです。
入社時に雇用契約書を取り交わし、円滑な労務管理を行えるよう備えておくことが大切です。

☞ 労働条件の明示がFAXや電子メール、SNS等でも明示できるようになりました

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雇用契約書は1年に1回取り交わす

どんなにしっかりと作成した雇用契約書でも、時間の経過と共に会社・社員双方の記憶が薄れ、お互いの認識にずれが起こると、トラブルの元になってしまいます。
「内容を誤解していた、見落としていた」というのは、まさにその典型例です。

そのような認識のずれを防ぐために、有期契約の方の契約更新時はもちろんですが、無期契約の社員であっても、雇用契約書は雇入れ時のみだけではなく、1年に1回取り交わすことをお奨めしています。

雇用契約書をコミュニケーションツールとして、社員1人1人としっかり膝を付き合わせて、契約条件を確認しましょう。
毎年きちんと労働条件に同意してもらい、雇用契約書を取り交わすことで、「内容を誤解していた、見落としていた」といったことは防げるのではないでしょうか。

雇用契約書は1度持ち帰ってもらう

雇用契約書を取り交わす時は、1度持ち帰ってもらい、翌日以降に提出してもらうようにした方がよいでしょう。

雇用契約書を渡したその場で、署名・捺印をしてもらおうとすると、
「あの雇用契約書は、内容を確認する時間も与えられず、合意を強要されたから、無効だ！」 と、社員に主張される可能性があります。

社員が束縛されない状況の中で、雇用契約書の記載内容について、きちんと確認できる時間を十分に取ってあげることが大切です。

その上で、社員が雇用契約書の記載内容について合意し、署名・捺印したということが、形として残るようにしましょう。

雇用契約書のトラブル事例と運用対策

きちんと雇用契約書を取り交わしたとしても、運用を気をつけなければトラブルに発展してしまう可能性があります。
以下では、実際の雇用契約書を巡るトラブル事例と、その運用対策について書いていきます。

(1) 有期契約社員の雇用契約書
有期契約社員は、その名称の通り「契約期間：有期」の方です。
例えば、1年契約の方であれば、当然のことながら1年に1回、契約の更新があり、新たな雇用契約が締結されることとなります。
本来であれば、更新の都度、雇用契約書を取り交わす必要がありますが、事務手続きの煩雑さからか、その手続きが行われていないケースをよくおみかけします。

このようなケースで、もし会社が雇用調整等を理由で雇止めにし、そして当該社員がその雇止めが不当であると争ってきた場合、司法の場では実質は無期雇用契約と判断され、その雇止めは無効となる可能性が非常に高いです。
有期契約の方は、更新の都度、雇用契約書を取り付けることが必須です。

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(2) 定額残業制を導入しているが、みなし残業代とみなし時間数の記載がない
定額残業制を導入している場合、雇用契約書に、みなし残業代（手当額）とみなし時間数の明記が必要です。
さらに、実残業時間数がみなし残業時間数を上回った際は、差分の割増超過手当を支払う旨の記載も必要です。その記載がないと、定額残業手当が残業代として認められなく可能性もあります。

＜※記載例＞　定額残業手当（時間外労働20時間相当）
　　　　　　　なお、支給した定額時間外手当が給与計算期間内の法定割増の額に
　　　　　　　不足する場合、その不足額を割増超過手当として支給します。

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(3) 労働条件が就業規則と雇用契約書で異なる

＜例＞ 雇用契約書：7時間30分/日・休日105日/年
　　　 就業規則 ：8時間00分/日・休日125日/年

上記例のように、雇用契約書と就業規則で労働条件が異なる場合、どちらの労働条件が適用されるのでしょうか？

労働契約法第12条には、
「就業規則で定める基準に達しない労働条件を定める労働契約は、その部分について無効とします。この場合において無効となった部分は、就業規則で定める基準によります。」
と記載されています。

つまり、雇用契約書と就業規則の労働条件を比較して、労働者に有利な条件が適用されるということです。
上記の例では、「所定労働時間：7時間30分/日・休日：125日/年」という労働条件が適用されます。労働者に有利な所定労働時間と休日数が適用されることで、残業代単価にも影響が及んでしまいます。定額残業制を導入している場合は、みなし残業時間数が減ってしまうことを意味します。

正しい給与計算を行い、残業代リスクを未然に防ぐという観点からも、雇用契約書と就業規則の整合性を合わせておくことが大切です。