監修：特定社会保険労務士 馬場栄
今週のピックアップ
【労務情報】
◆ 人手不足関連の倒産が過去最高に
◆ 応募者が経歴を詐称していた
◆ 履歴書ではわからない、本人の特性を知るためには
◆ メンタルに関することは聞いてもいい？
◆ 採用選考過程で確認することが制限されるもの
【KING OF TIME 情報】
◆ 従業員の新規登録
◆ マイナンバーの管理
人手不足関連の倒産が過去最高に
帝国データバンクの調べによると、人手不足が原因による倒産は「2019年1～12月で185件発生。前年比20.9％増加。4年連続過去最多更新。」と、ここ数年、右肩上がりの推移を続けています。
実際に、日頃、多くのお客様とお会いする中で、労務に関する課題として「働き方改革への対応」と並んで、「人材不足・採用難」というキーワードに触れる機会がとても多いです。今後、日本人の労働力人口が一段と減少していくと見込まれる中、特に中小企業にとっては死活問題に繋がりかねない、とても重要なテーマであると考えております。
コストを掛けて求人を出してもほとんど反応が無い中、応募があった際にすぐにでも内定を出したいというお気持ちも痛いほど理解できますが、一方で安易に採用することはリスクが伴います。
今回は、私どもがお会いしたお客様で、過去にあった実例を紹介します。
応募者が経歴を詐称していた
応募者の中には、転職歴が多いと、在籍期間が短いものや退職理由が書きづらい場合に、その職歴を間引き、その分の期間を前後の会社の在籍期間に加えて（世間に名の通っている会社があればその会社の在籍期間を長くして）履歴書に記載してくるケースもあります。
単に職歴を間引くことはかわいいもので、過去にご相談いただいたお客様の中には、2年おきに転職を繰り返し、そのたびに残業代請求を行っていたとおぼしき方もいました。
採用担当者は、応募者が提出してきた履歴書でしか、過去の職歴はわかりません。
では、応募者が経歴詐称を行っているか、確認する術はあるのでしょうか？
弊社では、採用選考時や内定前における質問、確認事項などをまとめた書面を作成し、その書面の利用をご提案しております。
この書面の中には、過去の転職歴と退職理由を記入する欄もあり、面接の場で本人に記載をしてもらいます。
応募者から提出された履歴書は、こちらの手元にあります。よって、応募者は自分が作成した履歴書を見ずに、再度自分の職歴を採用担当者の面前で記入することになります。
もし経歴を詐称していた場合は、提出済みの履歴書の内容と異なったものとなるかもしれません。
履歴書ではわからない、本人の特性を知るためには
応募者の経験・スキルを確認するためにも、過去の職歴を確認することは重要ですが、それと同じくらい、本人の仕事に対する姿勢、取り組みの状況を確認することも重要です。
応募者の性格を確認するために、適性検査を受けてもらうということも有効な手段の一つですが、それに加えて、アナログな方法ではありますが、社長自身がその方が以前勤めていた会社の社長に直接電話し、履歴書等の記載内容を確認することもお薦めしております。
前職の人事や総務担当の方に問合わせても、その方に関する情報は積極的には話そうとはしないでしょう。しかし、相手が同じ社長であれば、もしその方が後を濁すような辞め方をしていた場合、忠告の意味も含めて、履歴書等ではわからない、有益な情報を教えてくれるかもしれません。
なお、実際に前職の社長に聞かないまでも、応募者に「以前の職場に在籍歴などを確認しますが、よろしいですか？」と聞くことだけでも効果があります。
正直には話せない、何かやましい辞め方をしている場合、応募者の挙動に現れるかもしれません。
最近は、応募者がSNS等に一般公開している情報をリサーチし、面接時には気づけない本人の特性を分析するサービスを提供している会社もあります。このような手段を選択することも一案ですね。
メンタルに関することは聞いてもいい？
入社後すぐに、会社に来なくなったという話も、残念ながらよく聞く話です。
「仕事の内容が思っていたのと違う」という理由であれば、業務内容の認識のギャップがないように、求人情報に業務内容の詳細を記載する、面接時にきちんと説明する等の対策をすることで一定程度防ぐことができます。では、入社後すぐに「メンタル不全になった（悪化した）」という場合はどうでしょうか？
「知っていれば、それなりの業務を任せられたのに。」と思っても、メンタルの状態については内面的なものであり、判断がつきづらいものです。選考時は状態がよくても、メンタル不全の再発率（うつ病は60％：厚生労働省）は高いと言われているように、入社後に再発することもありえます。
実際に選考段階でなかなか見極めは難しいとお感じになるのではないでしょうか？
では、採用面接時に、会社は応募者のメンタルの状態を確認することが出来るでしょうか？
採用選考過程で確認することが制限されるもの
職業安定法では、企業は「その業務の目的の達成に必要な範囲内」で求職者等の個人情報を収集しなければならないとしており、また指針において、特別な職業上の必要性が存在し業務の目的の達成に必要不可欠であって、収集目的を示して本人から収集する場合を除き、以下に関する情報の収集や方法を取ってはならないとされています。
■ 本人に責任のない事項の把握
・「本籍・出生地」に関すること
・「家族」に関すること （職業・続柄・健康・地位・学歴・収入・資産など）
など
■ 本来自由であるべき事項（思想信条にかかわること）の把握
・「宗教」に関すること
・「思想」に関すること
・「労働組合・学生運動など社会運動」に関すること
など
■ 採用選考の方法
・「身元調査など」の実施
・「合理的・客観的に必要性が認められない採用選考時の健康診断」の実施
など
また、「本人の同意がある場合や、その他正当な事由がある場合を除いて、業務の目的の達成に必要な範囲内で収集・保管・使用しなければならない」とも定めていたり、プライバシー保護の観点からも、労働能力や適性等、採否の判断に関連性のある情報以外は、求めないようにすべきとされております。
これらをもって、「面接の際にあまり細かいことを聞いてはいけないんだな。」とお考えの方も多いと思いますが、そもそも「企業には契約の自由があり、法律その他によって特別の制限がない限り、雇用の採否は自由に決めることができる（最高裁：三菱樹脂事件）」とされており、一定の法律などの制限を除けば、企業にとって広く自由が認められています。よって採用するか否かの判断材料を得るために、労働者の労務遂行能力や適性について調査を行うことも可能と言えます。
また、職業安定法が定める収集してはいけない項目に、病歴に関する事項は含まれておりません。そのため、きちんとその業務の目的の達成に必要な範囲内で情報収集の目的を示し、本人の同意を得て行う上では「メンタル等の既往歴を確認することが直ちに違法」とはならないと言えるでしょう。
上記を踏まえ、履歴書や面接の中ではなかなか読み取れない健康・メンタルの状態については、本人同意のもとでそれらの状態について申告をしてもらう書面を取り付け、併せて会社に申告していない既往症が発覚した場合、虚偽の申告をしたことが内定取り消し事由や懲戒処分に該当する旨の就業規則を整備することは、会社のリスク管理の観点で有効な方法でしょう。
KING OF TIME 情報
今回は、人事管理システム「huubHR」について、以下2点をご案内します。
◆ 従業員の新規登録
◆ マイナンバーの管理
従業員の新規登録
採用する従業員が決まりましたら、その従業員を「huubHR」に登録しましょう。
従業員本人の情報、家族の情報、マイナンバー、銀行、通勤情報など、多くの情報を細かく管理できます。
管理画面からひとりずつを手入力、もしくは、複数従業員を一括でインポートできます。
☞ 「従業員設定」の設定方法
☞ 【インポート】従業員データの一括登録方法（従業員データ［CSV］）
従業員を登録した後、各従業員アカウントの有効化が必要です。
マイナンバーの管理
マイナンバーは管理者、もしくは従業員自身で登録します。
マイナンバーを登録していない従業員には、入力依頼のメールを送信できます。
また、マイナンバー管理機能を使用できる管理者を制限できます。
個人情報保護のためにも、不必要な閲覧を防げます。
☞ マイナンバーはどこから登録しますか？
☞ 【旧ドメイン】従業員の閲覧権限や、一般管理者の閲覧 / 編集権限を付与するにはどうすればよいですか？
☞ 【新ドメイン】従業員の閲覧権限や、一般管理者の閲覧 / 編集権限を付与するにはどうすればよいですか？
本記事が皆様のお役に立てれば幸いです。
次回は「新型コロナウイルス 労務管理のポイント」について、お伝えする予定です。
今後もKING OF TIMEをご愛顧いただけますよう邁進してまいりますので、何卒よろしくお願いいたします。
