年次有給休暇を前倒しで付与する場合のルール知っていますか

年次有休休暇のよくある運用の間違いとして、有給休暇を前倒しで付与する場合の取扱いが挙げられます。

使用者は、入社から6か月間継続勤務して、8割以上出勤した労働者に対して10日の有給休暇を付与する、というルールがあることはご存じかと思います。

☞ 参考：『年次有給休暇の付与日数は法律で決まっています』（厚生労働省HP）

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法律上は入社半年後のタイミングで有給休暇を付与すればよいです。
一方で、その間に体調不良などで欠勤した場合に賃金控除するのは可哀想だということで、福利厚生の観点で、例えば入社日に前倒しで3日付与し、残りの7日分は半年後に付与するといったケースがあります。
また、中途入社が多い会社で社員の入社日がばらばらだと、有給休暇の付与や管理が煩雑になることから、例えば全社員の有給休暇の付与日を「4月1日」と統一することで、年次有給休暇の管理上の手間を減らすといったケースもあります。

このような取扱いは認められておりますが、あくまで法定の基準日より前に有給休暇を付与することが前提となり、行政通達で以下の2つの条件を充足することが必要とされています。

・年次有給休暇の付与要件である8割出勤の算定は、短縮された期間は全期間出勤したものとみなすこと。
・次年度以降の年次有給休暇の付与日についても、初年度の付与日を法定の基準日から繰り上げた期間と同じ又はそれ以上の期間、法定の基準日より繰り上げること。

例えば、4月1日入社の社員に対して、入社と同時に年次有給休暇を前倒しで5日付与し、半年後の10月1日に残り5日を付与（半年経過時点で合計10日付与）した場合、翌年以降は毎年10月1日に法定の有給休暇を付与するのではなく、前倒しで付与した「4月1日」を基準として年次有給休暇を付与する必要があります。



煩雑になりがちな年次有給休暇の付与や管理も、クラウド型の勤怠管理システムを利用すれば簡単に行うことができます。ただし、就業規則に沿った正しい設定がなされておらず、知らないうちに法令違反となっているケースも少なくないようです。現在の設定が誤っていないか確認されることをお勧めいたします。

雇用形態が変わった場合の年次有給休暇はどうすべきか

年次有給休暇について、よくあるご質問の一つとして「パートタイム勤務の社員が正社員になったが、年次有給休暇はどのようにしたらよいか」というものがあります。

年次有給休暇の付与日数は所定労働日数や継続勤務年数で決まっていますが、社員が雇用形態を変更して、勤務日数に変更が生じた際、有給休暇の取扱いをどのように変更したらよいか、判断に迷われるケースがあるようです。

よくある間違いとしては、
・雇用契約を変更した時点でこれまで付与されていた有給休暇をリセットしてしまう。
・継続勤務年数をいったんリセットして、契約変更半年後から再度所定労働日数に応じた付与を開始する。

といったものが挙げられます。
いずれも誤った取扱いで、本人に不利益を与えてしまうので注意が必要です。
勤務の途中で雇用契約等が変更された場合も、それまでに付与された有給休暇は消滅することなく、勤務年数も継続したものとして取扱います。
また、所定労働日数に変更が生じた場合は、契約変更後に迎える「最初の基準日」で該当する所定労働日数に応じた有給休暇を付与することになります。

勤怠管理システムでは、雇用形態を変更した場合も自動で正しい付与日数を計算する機能が備えられていますが、所定労働日数が変わった場合に設定の変更が必要な場合がありますので注意しましょう。

パートやアルバイト社員の年次有給休暇については、過去の労務ブログでも詳しく解説していますのでご参照ください。

☞ 参考：間違えて運用していませんか？～パート・アルバイトの年次有給休暇～

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年次有給休暇は労働時間としてカウントすべきか

「半日や時間単位で年次有給休暇を取得した日に、終業時刻を超えて働いた場合、残業時間となるのか」というのもご照会が多い一つです。
結論から言うと、年次有給休暇の取得時間は、労働時間にカウントされないため、実労働時間が法定労働時間を超過しなければ、残業時間とはなりません。
ただし、午前中に半日の有給休暇を取得したが、出社後、業務の都合で9時間働いたというようなケースであれば、法定労働時間の8時間を超過する1時間分については、当然に割増賃金の支払いが必要となりますので注意が必要です。


※単純化するため、上記の図解では深夜割増手当（0.25）を考慮していません。

年次有給休暇を休憩時間とあわせて分単位で取得することは出来ないか、といったご相談をお受けすることがありますが（例えば、30分の休憩と30分の年次有給休暇を合わせて1時間休みたいといったケース）、有給休暇を取得できる最小単位が「時間単位」となっており、「分単位」では認められていません。

有給休暇の取得時間を労働時間としてカウントすることは労働者に有利な取扱いとなりますので問題はありませんが、給与計算を行う際、意図せず有給休暇の取得時間も含めて残業時間を計算してしまっているケースも少なくないようです。勤怠管理システムの設定がどうなっているか、今一度確認されることをお勧めいたします。

なお、勤怠管理システムでは時間単位の年次有給休暇の設定を簡単に行うことができますが、制度を導入するためには、就業規則への記載と労使協定の締結が必要になりますので、お忘れのないようご注意ください。

年次有給休暇の買上げは認められるのか

「年次有給休暇の買上げ」についてもよくご質問をいただく事項です。

行政通達によると、「有給休暇の買上げの予約をし，これに基づいて法第39条の規定により請求し得る有給休暇の日数を減じ，ないし請求された日数を与えないことは，法第39条の違反である」とされています。
そもそも有給休暇は、労働者の心身を休ませ、疲労回復させること等を目的とした制度であることから、制度の趣旨を逸する有給休暇の買上げは原則認められていません。

一方で、有給休暇が2年間の時効や退職等により消滅した場合に、その日数に応じて金銭の支払いを行う場合（いわゆる「事後の買上げ」）は、休暇の取得を制限するわけではないので、労基法に違反しないという見解が一般的なようです。
ただし、事後的に金銭の支払いを受けることを期待して、社員が有給休暇の取得を控える行動に繋がる事態を招きかねないことから、このような対応を行うかどうかは慎重な検討が必要となります。

勤怠管理システムを利用することで、社員の有給休暇の取得状況も簡単に確認することができます。社員の心身の健康増進を図るためにも、有給休暇の取得を積極的に促進しましょう。

有給休暇の取得促進については、過去の労務ブログでも取り上げていますのでご参照ください。

☞ 参考：有給休暇の取得は進んでいますか？＜前編＞ ～ 有休5日取得義務化から1年半、制度を改めてチェック！～

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☞ 参考：有給休暇の取得は進んでいますか？＜後編＞ ～ 有休5日取得義務化から1年半、制度を改めてチェック！～

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