給与計算業務とは？

毎月発生する給与計算業務。簡単に言えば、「勤怠集計をして支払い額を算出する」ですが、言うは易く行うは難しです。

社員数等にもよりますが、給与計算を手計算で行っている場合もさることながら、システムを使っていても、例えば中途で入退職があると、必要な情報の収集や整理、システムへの登録、日割り計算など付帯する作業が増え、煩雑にもなります。

また、給与計算業務では、それに関わる税務、社保、労基法、自社ルール等に関する知識や経験、勘も相応に求められます。さらに、締め日から支払い日までの限られた時間の中でおこなう必要もあるため、一筋縄ではいきません。
給与計算業務は、作業量が多いうえに専門性、スピード、正確さが求められる難しい業務と言えるでしょう。

給与計算担当者の悩み

毎月こうした業務をおこなう担当者が抱える悩みとして、下記のようなものが挙げられます。

・業務の効率化やシステム化が進められておらず、業務負担が大きい。
（手間や時間が掛かる）
・他にも業務（採用、教育、規則見直し、制度検討など）があるが注力できていない。
・特に給与計算期間や年末調整期間などは有給休暇が取れない。
・自社の給与計算の方法が、法律や給与規程にそって正しく行えているか心配。
・法改正やイレギュラーケースへの対応をどうすればよいか分からない。
（調べるのにも時間が掛かる）
・給与計算業務に関して相談できる相手がいない。
・間違えてはいけないというプレッシャーが大きい。
・他に任せられる人がいないため、病気やケガをしたことを考えると不安。
・私生活の変化などがあった場合も含め、今のまま続けられるか自信がない。
etc

会社の悩み

会社としても、苦労している担当者の負担を減らしてあげたいという想いもあるでしょう。

しかし、
・専門的な知識・経験のある人をなかなか採用ができない。
・担当者を育てるのに（引き継ぎや教育に）時間が掛かる。
他にも、
・今の担当者に万一のことがあった際に給与計算業務が止まってしまう。
・他にも取り組んで欲しい業務がいろいろある。
・コンプライアンスの観点でも法改正等を踏まえスピーディかつ適切に対応できるようにしておきたい。
・新しい仕組みやシステムを取り入れて業務を効率化していきたい。
etc

このようなさまざまな課題（社員の定着、満足度向上、属人化防止、業務（事業）の継続性、効率化など）への対応策の１つとして、アウトソーシング（外部委託）を検討される会社もあるでしょう。

アウトソーシング（外部委託）のメリット

前述のような悩みや課題に対し、アウトソーシングを活用することのメリットは、主に以下の点などが挙げられます。

・委託先の給与計算等に関する専門性や経験・ノウハウを活用できる。
・法改正等の情報収集、対応がスムーズに行える。
・給与計算業務の継続性への対策となる。
・属人化対策になる。
・担当者の業務の負担（手間や時間）、責任やプレッシャーが軽減される。
・専門家に任せられる、困った際に相談できて安心。
・給与計算業務に掛ける時間を短縮でき他の業務に時間を充てられる。
・新しい仕組みやシステムを直接または間接的に利用できる。
etc

アウトソーシングのデメリット（よくある誤解も含めて）

一方で、アウトソーシングを利用することにより、下記のようなデメリットも発生する場合もあります。

・新たな業務が発生する。
⇨ 委託先へ提出するデータの取りまとめや受け渡し、連絡や確認等が発生します。

・スケジュールが逆にタイトになる。
⇨ 期日までに勤怠や人事データを固めて、委託先に共有する必要も生じます。自社ではできた、給与計算を行いながら確認等を進めていくといった対応も取れなくなります。

・業務やスケジュールの柔軟性がなくなる。
⇨ 一般的にはスケジュールややり方が決まっているため、その時々の自社の事情や状況に応じて臨機応変に進められない場合があります。

・給与計算に関わる業務をすべてやってもらえるわけではない。
⇨ 委託先によっては丸投げで請けてくれる会社もありますが、勤怠管理そのものや従業員情報の収集など、社内で対応が必要な業務が少なからず残ります。

・場合によっては、自社で必要なデータが持てない。
⇨ 必要データの出力や社員からの問合せ等に対し、都度、アウトソーシング先に依頼や確認が必要となる場合があります。

・給与計算業務に関する経験やノウハウが社内に蓄積されない（人材が育たない）
⇨ いずれ自社でおこなうことも見据えている場合はデメリットになりえます。

アウトソーシング活用のポイント

自社の抱えている問題やアウトソーシング先の業務の対応範囲等によっては、抱えている問題のすべてが解決するとは限りません。

アウトソーシングを検討する際に、とりあえず今のやり方のまま、業務を投げるということではなく、メリット・デメリットを踏まえ、外部のリソースを活用することにより、自社の不足点を補ったり、課題を解決するという考え方が大切です。
そのために、自社で足りないものや課題は何か？それらに対し、自社内で対応できないか？できない場合、アウトソーシング先にどの業務をどこまで依頼するのか（おこなってもらえるのか）を明確にしておくとよいでしょう。
このあたりが漠然としていると、アウトソーシングしても問題が解決しなかったり、期待と効果のギャップが大きいとアウトソーシング先への不満にもつながりかねません。場合によっては、業務のやり方を変えたり、システムの導入も合せておこなうことで、効果や満足度をより高めることが期待できます。

【具体例】
例えば、業務負担や時間の軽減を目的とする場合は、業務をおこなう上で具体的にどの部分で課題となっているか（時間や手間が掛かっているか）、業務の手順にそって確認しておきましょう。
一連の給与計算業務のなかでも、特に勤怠の集計に時間や手間が掛かっている場合、それはひと口に言っても、原因はいろいろあります。
① 打刻漏れが多く社員への確認等に時間が掛かっている
② 残業時間等の集計そのものに時間が掛かっている

アウトソーシング先が①②ともに対応してくれればよいですが、対応方法で多いのは下記の2つのパターンです。

1．顧客にタイムカードを提出してもらい、上記②の残業時間の集計からおこなう。
⇨ この場合、①は担当者が引き続き行う必要があり、上記①に課題を抱える会社（担当者）にとっては負担や時間の軽減に至りません。

2．上記①②とも顧客（担当者）が行い、確定したデータを提出してもらい残業代等計算からおこなう。
⇨ いずれの課題も解決しません。前述のようにアウトソーシング先への提出期限に間に合わせるとなると、逆に今まで以上に短い期間で勤怠を締める必要も出てきます。

上記を踏まえると、アウトソーシングするにしても、打刻漏れが多い場合などは、社員にきちんと記録や打刻をさせる。勤怠システムを入れて集計を自動化するなど、自社でも課題を解決するための取り組みをしておく必要があります。
自社の取り組みによって課題が解決されれば、これがアウトソーシングをする最大の目的（給与計算における最大のボトルネックが勤怠集計）の場合、極端に言えば、アウトソーシングしなくても済んでしまうかもしれません。

他にもアウトソーシングする際には、自社で人事情報を収集し、取りまとめて提出が必要となることも踏まえると、人事管理システムなどを活用し、自社できちんとデータを管理し活用できるようにしておくこともポイントとなります。
これらをおこなっておくと、勤怠や人事に関するデータが自社できちんと管理され、活用できる状態になり、また、いずれ自社で給与計算をおこなうための準備にもなりえます。

コンプライアンスの観点などでアウトソーシングする際は、就業規則や給与規程、運用方法、勤怠集計（システム利用の場合はその設定）方法などがそもそも法律と違っている場合、自社のルールに対して正しくても法律とズレるということも起こりえますので、これはアウトソーシングするしないに関わらず、適宜、見直しをしておく（見直しも含めておこなってもらう）とよいでしょう。

☞ 給与計算・年末調整もできる「KIING OF TIME給与」について

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