【 特別対談 】残業の申請制　～対談テーマについて～

今回はKING OF TIMEを運用する上で、お客様からお悩みの多い内容をピックアップし、社会保険労務士法人ヒューマンリソースマネージメントの馬場先生とKING OF TIME サポート担当の吉村による対談形式で問題に対する法的見解・解決策をご紹介します。
記念すべき第一回目のテーマは「残業の申請制」についてです。

【 ご相談企業概要 】
業種：卸売業、小売業
規模：約100名

【 登場人物 】
社会保険労務士法人ヒューマンリソースマネージメント代表社労士：馬場栄
2019年から4年以上の間この労務ブログを陰で支えてきた監修者。現在まで3,500社を超える中小企業の就業規則改訂に携わり、問題社員対策を専門としている。また、人材定着の観点からSaaS製品の導入指導やBPO事業も積極的に行い、経営者層や総務人事責任者から高い評判をいただいている。

KING OF TIME サポート担当：吉村
2017年より「KING OF TIME」のカスタマーサポートに従事。数多くのお客様対応を活かし、現在は既存企業様に向けたセミナーの企画・実施なども行っている。

「出勤予定前/退勤予定後の労働時間の取り扱い」について

サポート担当 吉村：
残業を申請制にされている企業様のお悩みです。
原則ルールでは就業開始時間より前の勤務は認めていないのに、従業員が早く来て打刻をされてしまうとご相談をいただいています。この場合、法的リスクはありますか。

社労士 馬場先生：
会社が始業前の勤務を認めていないとしても、早めに出勤して仕事をする必要があり、実際に仕事をしていたのであれば、労働時間として認められ、未払い賃金の支払を求められるリスクはあります。

サポート担当 吉村：
実際に仕事をしていたか、そうではないかの判別が大切ということですね。では、従業員都合で早く会社に来て一息ついている場合や、退勤予定後だらだらお喋りをしていて残っていただけだった場合などについてお伺いします。
上記の理由から、残業申請しなかったということを管理者が把握していても、 退職後に未払い賃金で訴えられることはあるのでしょうか。

社労士 馬場先生：
業務とは関係ない理由で会社に残っていたとしても、その時間まで労働時間として見る必要はありませんが、会社としてはその実態をきちんと把握し、記録しておく必要があります。
もし裁判などで争われた場合、裁判所は、出勤打刻から退勤打刻までを労働時間として扱う傾向が強いので、会社が仕事をしていなかったという主張をしても認められない可能性が高いです。

サポート担当 吉村：
実態の把握ですか。確かに出退勤の打刻だけでは、実態の把握をしているとは言い難いですよね。では具体的にどのように対処すべきでしょうか。

「実態把握のための対処法」について

社労士 馬場先生：
対処法として2つ考えられます。
まず1つ目は、始業前の早めの出勤は認めない、終業後はすぐに帰宅させるなどのルールを徹底することです。方法としては、施錠管理などで物理的に制限を設けたり、上司から早めに帰宅するように声掛けをするといった方法が考えられます。
2つ目は、実態をきちんと記録しておくことです。残業申請をしなかった理由を従業員本人に確認し、その記録を取っておくということですね。

サポート担当 吉村：
確かに、社内ルールを徹底させることは勤怠管理をする上でとても重要ですよね。
しかしながら、2つ目にご提案いただいた残業申請をしなかった理由を記録することは、従業員・管理者共に負担が大きいため、現実的に難しい印象があります。
例えば、KING OF TIMEでは「未申請残業通知機能」があります。この機能を利用すると残業申請をしていない場合や、残業申請が承認されていない際にメール通知ができます。
管理者の確認工数を削減できますが、この機能は対処法として有効でしょうか。

社労士 馬場先生：
有効だと思います。まず、従業員本人に未申請があることの気づきを与えることができますので、仕事をしていたのであれば、残業申請の漏れを防ぐことが出来ますし、仮に仕事をしていなかったのであれば、申請してこないでしょう。仕事をしていた時には残業申請する、仕事をしていなくてたまたま打刻が遅くなった時は残業申請しない、こういったルールがしっかりと運用出来ていれば、後々、実は残業していましたと言われても、信ぴょう性に欠けますよね。
あとは、毎月、従業員に労働時間と打刻時間の乖離を見せて、未申請の残業はないか、勤怠実績を確認させる「勤怠確認機能」も有効だと思います。

サポート担当 吉村：
ありがとうございます。
「未申請残業通知」が有効だと改めて確認できて安心しました。
ぜひ残業を申請制にされている企業様はセットでご利用いただきたいですね。
そして「勤怠確認機能」は、仰るとおり、従業員だけでなく管理者としても客観的な打刻に基づいた労働時間と在社時間を把握できる社労士お墨付きの機能です！
この機能を活用することで、労使トラブルを未然に防ぐ効果が期待できますね。