中小企業のDX化を進める必要性は

近年「DX（デジタルトランスフォーメーション）」が社会全体で注目を集めています。ただ、多くの調査結果からは、中小企業のDX化が思うように進んでいない現状が浮き彫りになっています。
このような状況を踏まえ、今回は、DX化の必要性や進めていくうえでの課題・対策、さらに労務分野のDX化推進などについてご案内します。

まずDX化の必要性についてです。
紙ベースや属人的な管理に頼った業務フローでは、人材不足や法改正への迅速な対応、拡大するテレワークや時差出勤などの多様な働き方への対応が難しいのが実情です。
特に中小企業は、限られた人数で効率よく業務を回せる体制づくりが急務です。こうした状況において、クラウドサービスは法改正などに対して随時アップデートされ、かつ場所を問わず利用できるという特長があるため、これらの課題解決に大きな手助けとなると考えられます。

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 DX化推進のハードルとは

一方で、多くの中小企業がDXに踏み切れない背景には、以下のような理由が考えられます。

「人的リソース不足とノウハウの欠如」
大企業に比べ人材が限られるため、導入にあたってのサービス選定・準備作業や、導入後の運用を担当する人材が不足しがちです。
また、クラウドサービスは導入費用が比較的低額とはいえ、ランニングコストがかかることから、具体的な費用対効果を予測しづらいと、経営者が導入をためらうケースも多いようです。

「現場の抵抗感と属人化」
長年の慣習や紙文化が根強く、「これまで通りのやり方が安心」「操作が難しそう」といった心理的抵抗が生じがちです。結果として、導入しても使いこなせずに終わるケースも見受けられます。

こうした課題を乗り越えるには、単にシステムを導入するだけではなく、業務プロセスの見直しや社内教育による協力体制の確立など、長期的な視点での取り組みが不可欠です。

＜ 参考 ＞ 中小企業のデジタルシフト・DX実態調査 集計結果｜東京商工会議所

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「人的リソース不足とノウハウの欠如」への対策
～まずは業務の可視化から～

DX化を推進しようと考えても、まず「自社の業務内容を十分に把握できていない」とシステムへの置き換えが進みづらいケースが少なくありません。そこで重要なのが、現状の業務をどのようなフローで行っているか、可視化することです。
具体的には、どの部門がどの書類をどのタイミングで扱い、誰の承認や確認を経ているのかを一覧化し、重複や無駄がないかを検証します。

しかし多くの中小企業では「業務可視化の必要性は感じているが、日々の忙しさに追われて手が回らない」という現場の声が多いのも事実です。また、業務フローの把握には現場担当者の協力が必須ですが、属人的な業務が多いほど「自分のやり方を説明するのが面倒」、「口頭で済ませてきたことが多い」といった理由で、なかなか情報が整理されない傾向にあります。

このような状況を打開するには、まずはとにかく現場で利用している書類・手続き・承認ルートを、事実ベースで洗い出してもらうことから始めます。
すべてを完璧に整理しようとすると負荷が大きいため、たとえば「まずは勤怠管理フローだけ」「まずは給与計算周辺だけ」と対象を絞って進めると現場が疲弊せずに取り組めます。そこから段階的に他の業務にも範囲を広げることで、最終的に全体の可視化を行うのが望ましいでしょう。

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「現場の抵抗感と属人化」への対策
～システムに合わせた業務フローへの見直し～

業務の可視化を経て問題点が洗い出せたら、「システムに合わせた業務フロー」への変更を検討するのが理想的とされています。
クラウドサービスは、多くの企業が共通して抱える課題を汎用的かつ効率よく解決するよう設計されているため、極端なカスタマイズをしなくても導入しやすいメリットがあります。
実際、就業規則や社内規程との整合性を意識しつつクラウド勤怠やクラウド給与、電子契約システムを活用するだけで、管理コストを一気に削減できるケースは少なくありません。

一方で、「社内固有の承認プロセスや紙文化を急に変えられない」という悩みもつきまといます。たとえば、社内の幹部層が押印にこだわる場合、完全な電子化に移行するまでの移行期間を設定する必要があります。
そこでおすすめなのが、段階的な導入です。ある一定期間は紙と電子を併用し、問題がなければ電子一本化へ移行するという方法で、現場の混乱を最小限に抑えることができます。
運用に慣れてくると、「ここは紙より電子のほうが効率がいい」という声が自然とあがり、従業員が前向きにフロー改善を受け入れる土壌ができあがる場合も多いものです。

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 クラウド勤怠～給与システムの活用ポイント

ここからは労務関連の業務にスポットを当てて話を進めていきます。
労務管理のDX化を進めるうえで、まず取り組みやすいのがクラウド型の勤怠管理システムの導入です。紙のタイムカードやExcel集計を廃止し、スマホやPCから打刻するだけでリアルタイムの勤怠データを取得できます。これにより残業や休暇取得状況を正確に把握しやすくなり、労働基準法を守りながらの労働時間管理もより確実に行えるでしょう。
さらに、収集した勤怠データを給与計算システムへ連携すれば、給与計算の自動化やミス削減につながります。最初はCSVファイルによる手動連携でも業務効率化を実現できますが、慣れてきたらAPI連携を活用すると、人的ミスをさらに減らすだけでなく、給与担当者の作業時間も大幅に削減できるでしょう。

【クラウド勤怠の活用度を深めるためのステップ】
① まずは打刻から（記録などのデジタル化）
紙やExcelによる集計から脱却し、まずは出退勤の管理をシステム化する。
② 休暇管理や残業申請をシステム化
休暇や残業のオンラインによる届出方法を取り入れたり、休暇の取得数や残数管理など、勤怠周辺の管理業務のシステム化を図る。
③ 給与計算システムとCSV連携
勤怠データを給与計算システムへCSVによる手動連携することで、従来、給与システムへ手入力していた分の作業負担や人的ミスを軽減する。
④最終的にはAPI連携
API連携により、さらに人的ミスを防止し、作業時間を削減する。

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 電子契約システムの活用ポイント

もう一つ、労務管理のDX化で大きな効果が期待できるのが、電子契約システムの導入です。雇用契約書や労使協定などをオンラインで締結できるようになると、印刷や押印、手渡しや郵送、ファイリングといった手間が大幅に軽減されます。
また、契約締結日時や証跡をシステムで管理できるため、万一トラブルが発生した場合でも証拠を迅速に提示しやすいというメリットもあります。

＜ 過去ブログ ＞ 【業務の効率化を図る】社労士目線で考える電子契約の活用方法

【電子契約システムの活用ポイント】
・社内の承認フローを整備
雇用契約や労使協定など、だれが最終責任者で、どのタイミングで確認や承認しているのかは明確にしておく必要があります。これまで行ってきた書類の作成・押印・郵送を、どのようにオンライン上で代替可能かを整理します。

・従業員や関係者への説明、試験運用
電子契約は会社側（担当部門や担当者）だけでは完結しないため、相手方やそれに関わる人の理解を得る必要があります。紙に慣れている現場では抵抗感が出ることも少なくないため、説明会やマニュアル作成を行い、実際に使ってみる機会を設けるとスムーズに導入できます。

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 専門家の活用も

こうしたDX化の取り組みは、一度にすべてを変えようとせず、段階的に進めるのが成功のポイントです。勤怠管理や給与計算、契約締結といった業務をクラウド化するだけでも、担当者の負担が大幅に軽減され、法令遵守やコンプライアンス強化につながります。

とはいえ、DX化にはITや法令に関する知見、システム選定のノウハウなど、幅広い専門知識が欠かせません。社内の人的リソースが不足している場合は、社会保険労務士やITコンサルタント、クラウドベンダーといった専門家をうまく活用するのも一案です。

DX化は企業が環境の変化にすばやく対応し、競争力を高め、成長を遂げていくうえで不可欠な手段の一つです。クラウドシステムの導入により、デジタル化や業務の効率化など小さな成功体験を積み重ねることで、デジタル技術の利便性が社内文化として根づいていきます。専門家のサポートを得ながら少しずつ前進すれば、より確実に成果を実感できるでしょう。

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