株式会社大伸社様
KING OF TIME導入で「新しい働き方」の実現へ
大伸社は昭和27年創業。最初は、印刷業から始まり、デザインやマーケティングなどの事業を展開していき、4年前に5つの事業会社を設立しました。戦略的かつ創造的なコンテンツ制作事業、リサーチやクリエイティブ開発、デザイン戦略やブランディング支援、高品質な印刷事業、人事・総務・経理等の事務業務のアウトソーシング受託及びコンサルティング業務等、幅広い業務を行っています。
５つの事業会社
・大伸社ディライト
お客様の提供するバリューを深く理解して可視化するデザイン会社
・大伸社コミュニケーションデザイン
企業のあらゆる課題をデザインで解決する制作会社
・mct
よりよい手法、創造力、チームづくりで人間中心イノベーションをお手伝いするコンサルティング会社
・ライブアートブックス
印刷事業を通じて、記憶と記録を残す感動創造企業
・DS&C
人事・総務・経理等の事務業務のアウトソーシング受託及びコンサルティング
現在はグループ全体で約280名（3拠点）の人事労務業務を3名で対応しています。
「コンプライアンス対策と管理業務の効率化が課題でした」、そう語るのは、同社で人事労務を担当している内山由紀子さん。今回は、勤怠管理をはじめ、給与計算や労務管理等の管理業務をすべてクラウド化したことで業務効率化が実現したこと、KING OF TIMEを導入したことでどのような効果があったのかを中心にお話を伺いました。
事業概要
社名
株式会社大伸社
業態
5つの事業会社
利用者数
利用者数 約280名
拠点数
3拠点/大阪2・東京1
導入前
自社で制作したソフト
＜2021年10月25日掲載＞
クラウドシフト管理サービス oplus
PAY-CHECK
メンタル天気予報コンケア
活用の幅が広がる連携サービス
海外の企業でもKING OF TIME
[ 漫画 ] テレワークの勤怠管理
紙の打刻はもう終わり
働き方改革始めました
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人事労務マネージャー 特定社会保険労務士 内山 由紀子様
人事周りのシステム、勤怠管理・給与計算・労務管理・人材管理をすべてクラウド化したいと考えていました。5つの事業会社は3拠点で働き方は二交代勤務や時短勤務などがあり、雇用形態も複数あって管理が煩雑になっておりました。さらに、新しく在宅勤務やフレックスタイム、スライド勤務など新しい働き方の導入を計画していました。クラウド化に向けて、最初に選定をしたのが勤怠システムでした。給与にも直接関係する勤怠管理のデータが弊社の就業ルールに適応するのか、コンプライアンス遵守の為に打刻時間は実態と乖離がないか把握する必要もあったからです。
勤怠は自社で制作したソフトを、給与計算はインストール型のソフトを利用していました。社内のルール変更や法改正が入る度に保守管理システム会社に依頼し、テストを重ねて本番環境へ持っていく。大がかりな作業が必要になっていました。クラウドなら時間もコストも抑えられるのではないかと考えました。
KING OF TIMEの選定ポイント
課題であった管理業務の効率化に向け、クラウド化できる業務は同時導入を検討しました。KING OF TIMEは様々なクラウドサービスと連携できるのが選定理由のひとつです。
給与計算はマネーフォワード クラウド給与、労務管理はオフィスステーション、人材管理はカオナビを連携させました。連携したことにより、電子化やペーパーレスにすることができ、管理者側だけでなく、従業員側の手間も大幅に削減することができました。
勤怠管理システム選定の際、頭を悩ませたのが打刻手段でした。PCログによる自動打刻も検討しましたがWindows対応のものばかりであったため、Mac利用のデザイン業務をしている従業員に対応ができませんでした。検討中に、KING OF TIMEは、「Akerun」という入退室管理システムとデータの自動連携ができることがわかり、即決定でした。
入退室の記録が自動で出退勤の打刻となり、打刻漏れもなくなり、より正確な勤務時間を把握することができました。従業員も意識して打刻をする必要がなくなりました。
勤怠管理システムをKING OF TIMEに選定してからは、連携できるシステムを選定するのはスムーズでした。選定から本格運用までは約3ヶ月というスピードでできたのは、すべてクラウドだからこそですね。
従業員へのアナウンスは事前説明会と社内イントラを活用
同タイミングで複数業務をクラウド化しましたが、従業員へのアナウンスは、従業員向けに説明会を行い、マニュアルを社内イントラやメールで共有しました。よくある質問はFAQを作成し共有、細かな質問は個別で対応しました。
KING OF TIMEを導入後、「新しい働き方」実現へ
KING OF TIMEは、様々な集計ルールに対応可能なことや、多様な打刻手段があることが分かり、新しい働き方を導入しました。事業会社のmctでは、場所を問わず自宅や外出先等でも仕事できるActivity Based Workingとフレックスタイム制を導入しました。
様々な集計ルールが対応可能なため、新しい働き方や社内ルールの実現がしやすくなりとても安心感があります。初期設定の際、困ったことがあった時は、KING OF TIMEサポートセンターを利用させて頂きました。複雑な集計ルールの設定に「これは難しそうだろうな」と思うことも「こうしてみたらどうでしょう」と提案頂いたのでとても助かりました。あらゆる就業ルールの設定方法に精通しているKING OF TIMEのサポートスタッフは心強いです。
Activity Based Workingとフレックスタイム制を導入した3ヶ月後に事業会社mctで新しい働き方導入についてのアンケートをとりました。
従業員自ら場所と時間をコントロールすることができるようになったので、育児をしている男性社員は、子供の送り迎えや家事の参加、家族との時間が増えたり、共働きの女性社員は家事の時間をコントロールすることができたり、一番喜びの声が多かったのは、通勤負荷が軽減したことです。
満員電車に乗る必要がなくなったことは、肉体的にも精神的にも解放されたとのことでした。管理者側の業務の効率化が実現したのはもちろん喜ばしいことですが、従業員の喜びの声が聞けたのは、導入決定をして良かったと感じました。
今回の経験から他社様の刷新をサポートしていきたい
事務業務のアウトソーシング受託及びコンサルティングを行っている株式会社DS&Cでは、特定社労士や経験豊富なスタッフが、労務管理や人材育成等、人事労務に課題のある企業様をサポートするサービス「トレーナー☆トレーニー」があり、今回の自社でのクラウド導入成功の経験から、社労士ならではの社内規定からシステム導入や社内アナウンス等、他社様へクラウドシステムの導入提案の幅を広げることもできました。
クラウド化にすることにより、会社全体が大幅な業務効率化を実現し、従業員へは新しい働き方を取り入れることが可能となり、他社様へは導入サポート提案が可能となり、KING OF TIME導入に満足しています。