24時間体制で複雑なシフトパターンを一本化。
株式会社ハートビーツ様の導入事例

現在、60人以上の従業員が働いていますが、そのうちエンジニアが占める割合は実に9割。彼らを中心とする24時間365日の運用管理スタッフは、職務内容等に応じて複数のシフトパターンに従って勤務を行っています。
顧客のシステムに障害が生じた際などには、緊急に夜間作業を行ったり、もしくは自宅からリモートで対応したりと、勤務パターンはさらに複雑となります。
一方で、定時勤務の管理部門のスタッフや、パートタイムのスタッフも存在しているため、従業員数に比して異例ともいえるバリエーションの勤務パターンが存在しているのが特徴です。

かつては、こうした複雑な勤務体系の勤怠管理を、フリーの入退室管理ソフトとエクセルを用いて行っていました。
当時も従業員の入退室には、PCに接続されたタッチパネル式の外部ディスプレイとカードリーダーを使っていましたが、シフトパターンは3種類ほどしか対応しておらず、時短勤務などの際には従業員にその都度煩雑な操作を強いらねばならなりませんでした。
また通常の出勤時にも、その日の自分のシフトをいちいち画面から選んで押した後にカードを通さねばならず、押し間違いがあればその後に管理部へメールで報告したり、後のチェック時に管理部からその従業員に問い合わせたりと、余計な作業が発生していたのです。

月次の集計時には、ソフトが吐き出したCSVファイルを管理部のスタッフが確認しながら、メールや携帯電話で記録と照合するのに追われていました。私自身についても、従業員の勤務時間を週ごとに把握したいと考えていたのですが、いちいちエクセルで集計していたのでは時間と手間がかかるため断念せざるを得ませんでした。

そこで、2014年春頃より勤怠管理システム導入を検討開始。
しかしながら、飲食店向けのいくつかのソリューションでテストアカウントを作成して試用してみたものの、どれも変則的な勤務体系には細かく対応できないものばかりでした。一方、オンプレミスのパッケージ製品も検討しましたが、全社員の勤務パターンに合わせるとなるとカスタマイズが必要となり、コストが膨らんでしてしまうことがわかったのです。

こうして自社の事情に合致する勤怠管理ソリューションがなかなか見つからないなか、目を向けたのが「KING OF TIME」でした。
2014年の秋頃より仮導入し、まずは少人数で使いながら検証を進めていき、「いける！」と確信した私は、既存システムと並行して運用を行いながら1ヶ月弱の最終導入テストを実施。システムの入れ替えを正式に決断し、2015年6月の本格導入へと至ったのです。

決め手となった理由はいくつかありますが、まず重要なポイントとなったのが、いちいちエクセルに取り込んで集計しなくても、マネージャークラスがチームメンバーの残業時間などをリアルタイムで把握できるという点です。その際にはそれぞれが独自のルールを簡単につくれるのも魅力で、例えば平均残業時間が2時間を超えるスタッフを画面上で黄色に表示させるといったことも可能です。私もそのようにして少しハードワーク気味なスタッフを見つけると、体調やモチベーションはどうかなどに注意して様子を見たり、声をかけたりするようにしています。

以前のエクセルによる作業はひとつひとつ手で行わねばならず非常に時間がかかっていました。それが今では手の空いた時にすぐにアクセスしてチェックできるので、業務時間を有効に活用できるようになりました。
操作画面も、見やすく直感的なデザインなので使い方がわかりやすく、いちいち口頭で説明しなくても大丈夫なので助かっています。

前のシステムでは、抽出したデータをいちいち自分のPCに取り込んで作業を行わねばならないため、月に一回のペースが精一杯でした。それが『KING OF TIME』だと、週ごとや日ごとでも気軽にWebブラウザからデータを確認できるようになり、気持ち的にもとても楽になりました。
ほとんどの疑問点や問題点は、Q&Aを確認するだけで解決できています。