京都スペーサー様

勤怠システムの入れ替えにより、より正しい時間管理や時間の集計ができるようになった。

建築・土木用資材の製造、加工および販売の総合メーカーとして、営業所16拠点、工場７拠点、出張所１拠点、物流センター１拠点を展開されている株式会社京都スペーサー様。
海外（中国大連市）にも生産拠点があり、各拠点の勤務状況を本社で一括管理されています。

事業概要

社名

株式会社京都スペーサー

業態

建築・土木用資材の製造、加工および販売

利用者数

約400名

拠点数

25拠点

＜2021年9月8日掲載＞

KING OF TIME導入に携わられ、実務をされている
人事課の皆様にお話を伺いました。

KING OF TIMEを導入する前はどのような課題がありましたか。
また、その課題はKING OF TIMEを導入することでどのように解決されましたか。

以前のシステムでは自由にシフトを作成できず、労働実態の無い打刻時刻を起点に労働時間がカウントされていました。現場の管理者によって自由にシフト登録が行えるようになり、管理が大幅に改善されました。

KING OF TIMEに導入を決定した理由を教えて下さい。

主に以下の理由です。

現場の管理者によって、自由にシフトが作成できること
会社として膨大な数のスケジュール登録が不要
法改正に対応したルールなどが自動的にアップデートされること
初期導入コストがかからず、ランニングコストも安価な点
様々な働き方に対応できるシステムであったこと

KING OF TIMEを導入後、具体的に実感した効果について教えてください。

以前に使用していた勤怠システムよりも、より正しい時間管理や時間の集計ができるようになりました。従業員側も自身の勤怠情報について、より詳細に確認しやすくなったと聞いています。

また一番の課題であったフレックスタイム制導入によるシフト作成についても、時間外勤務申請と組み合わせることによって解決できたため、より様々な働き方に対応していくことができるようになりました。

KING OF TIMEを導入してよかった点を教えて下さい。

休暇の取得日や休暇の有効期間が従業員の画面に表示されるため、従業員自身で確認できるようになったことです。これまでは、都度上長に確認していたので聞く方も聞かれる方も手間でした。この工数が削減できたのも非常に助かっています。

また、画面自体が分かりやすいため、各上長から使い方の問い合わせが少ないです。以前のシステムでは各上長も見方がわからなくて頻繁に人事に問い合わせがありました。

海外勤務者も利用できることから、紙での休暇申請や実績管理が不要になりました。これまでは、1ヶ月分の勤務簿がメールで送られてきましたが、KING OF TIME導入後は日本での勤務と同じ様にリアルタイムで管理できるようになりました。

さらに、グループ会社のひとつは紙のタイムカードからの移行であったため、管理や集計にかかる時間が大幅に簡素化されました。スケジュールベースの出勤時間カウントとスケジュール外の早出時間申請を組み合わせることにより、実際の勤務時間のみが労働時間として計上されるようになりました。

警告項目に任意のカラー表示を行うことができるなど、視覚的に注意喚起を促すことができるのも直感的に分かりやすくていいですね。

「KING OF TIME」での勤怠管理は何名で担当されていますか。
特に、業態の異なるグループ会社様も利用されていますが、どの様に管理されていますか。

２～３名で担当しています。業態の異なるグループ会社では、日によって勤務シフトや休憩時間が異なり休憩未取得のリスクがあるため、一定の拘束時間/休憩時間を基準にアラートを表示して、勤務に対して休憩時間が適切に取得できているか管理者及び給与担当者が再確認できる仕組みで運用しています。

グループ会社の設定は本部で入力しました。
KING OF TIMEは同一アカウント内で無数の所属や集計ルールを設定できるため、グループ会社の制御も一括で行っています。

打刻はどのようにされていますか。

勤務形態により使い分けています。

工場作業スタッフ・・・ICカード打刻
営業、事務スタッフ・・・PC打刻、スマホ打刻（外出時等）

スマートフォン用アプリ（ジオフェンシング）の使用感はどうですか。

アプリの起動で打刻ができるため、スマートフォンがあればどの場所にいても誰でも簡単に打刻ができ、とても便利です。勤務実績や打刻忘れ等、手軽に確認できるため便利ですし、視覚的に操作ができるためわかりやすいと感じます。

KING OF TIMEを導入するにあたり苦労した点と、その苦労した点はどのように解決されましたか。

自分たちで一から設定をしていかなければならないため、課題解決や自社のルールで運用するためには、どのような設定が必要か、どのように設定すれば従業員が分かりやすく正しい形で運用できるかなど、KING OF TIMEの仕組みを理解しながら当てはめていかなければならなかったことです。
どうしても分からない部分は、サポートセンターへの問い合わせ、さらに文章でのやり取りでは難しいところは電話での問い合わせなどで確認して解決しました。

KING OF TIME導入から全社員に展開までどの程度の期間がかかりましたか。

3ヶ月間の検証・準備期間を経て全社展開しました。
初期設定などの全体的な構成を構築するのに1ヶ月半、3ヶ月目からは20名くらいの一部部署で既存システムとの並行稼動し、問題ないことを確認しましたので、4ヶ月目からは全社的に使用を開始しました。

KING OF TIMEに移行してからの管理者様と従業員様の反応はどうでしたか。

管理者目線では、要承認データ、エラーデータなどがトップ画面に表示されるため容易に確認できること、また、スケジュールを一括で登録できるため効率的になったと喜ばれています。

従業員からは、タイムカード画面にある休暇管理のメニューより、休暇の取得日や休暇の有効期間が確認できるようになったことが好評です。
また、申請履歴から承認の進捗状況が自身ですぐに確認できるようになったため、上席者に確認する手間が省け、承認前の申請取り消しも簡単に行えるようになったことが便利との声も多いです。

他企業様へKING OF TIMEを勧めるとしたら、どんなところを勧めますか。