株式会社Libra様 × 社会保険労務士法人三交会様

導入前は、オンプレミスのサービスを利用していました。

当時使用していたサービスは、社内の専用回線のみで利用できるものでした。そのため外出先での打刻ができない、従業員が自分の勤怠実績を確認できない、などのデメリットがあったんです。
どうしても打刻漏れが発生してしまうので、人事担当者から本人へ確認を取る作業が多々あり、勤怠締め日前後にはいつも慌ただしくしていました。
会社としては、「自分の勤怠は自分で管理をする」を目指しているのですが、当時の現状はまったく違いましたね。

また、カスタマイズに限度があり手動での集計作業が残ってしまっていました。 とくに、スケジュールの登録数に制限があったためさまざまな勤務パターンへの対応が困難で手動で集計を行うケースが多く発生していたんですよね。

給与支払いは従業員との信頼関係に直結するため、会社としてはミスなく業務を進めたいのです。
しかしながら、現状のままだとミスを誘発してしまう。構造的な問題が悩みのタネでした。　

その通りです。
そういった課題を感じていた中、M&Aによりグループ会社が増えることになりました。
自社の課題に加えて、M&Aする会社の課題も増える状況になったので、この機会にバックオフィス周りの課題を解決しようと踏み切りました。

まず、外出先でも打刻ができること。店舗が増えてヘルプ勤務なども増えておりましたので、その対応ができること。1か月変形労働制などの複雑な勤怠への対応も必須でした。
加えて、SmartHRの導入を進めていたため、SmartHRと連携できることも重要なポイントでした。
そのため、クラウドサービスがよいなと思っていました。

SmartHRと連携可能な勤怠管理システムを4つに絞りました。ただ、自社に合うシステムがどのシステムなのか分からなくて。
三交会さんに相談したところ、1か月単位の変形労働時間制であることや、先述した通りヘルプ勤務など複雑な勤怠集計があることから、KING OF TIMEが一番適していると助言をいただき、導入を決定しました。

今まではルールが曖昧で、良くも悪くも管理者の裁量に任せられていました。
管理者が、現場の従業員の事情に寄り添いすぎてしまうことも多々あり、労務管理で必要な客観的な視点があまりなかったんですね。
今回の導入で1000名になっても回せるような勤怠管理にしていきたかったので、従業員にとって不利益にならないよう武久先生に相談しながらルールを制定していきました。

当社は、各店舗の責任者が現場の勤怠管理を行い、その後、2名の本社の人事総務担当者が最終的なチェックをする体制です。
管理者に対しては、ガイドラインを作成し、入社時もしくは昇進時に研修を実施することで労務管理やルールについて理解を深めてもらっています。
管理者側としては、システム導入前の方が管理が大変だったようで、よい反応をもらえていると思います。
従業員に対しては、社内チャットの掲示板を使って周知をしていきました。

決めたルールに沿って正しく自動集計されているか、法令順守できているかの確認に苦労しましたね。
この点は、武久先生をはじめとする三交会の方々と複数回にわたる打ち合わせを実施し、自動集計結果の事前チェックを行っていただいたので、安心して導入できました。

勤怠の自動集計化を進めたことで人事総務担当者の作業工数のみならず、ミスが起こるリスクが格段に下がりましたね。ミスをしてはならないという心理的ストレスも大きく軽減しました。

さらに、勤怠集計の作業時間短縮に繋がっています。以前は、勤怠締め日から2名体制で3日程度勤怠集計にかかっていたんですよね。今は、勤怠締め日より前から確認作業を進めておけることもあり、締め日から早くて半日、遅くとも1.5日で勤怠確定までできるようになりました。

また、従業員、管理者がリアルタイムに残業時間や年間取得済み有給数を確認できるようになり、労務管理にも大きく貢献していると実感しています。

入社時、契約時の文章配布や年末調整など人事労務に関わる部分はSmartHRで、勤怠管理はKING OF TIME勤怠管理で行い、打刻漏れの軽減や、複雑な勤務体系の自動集計に繋がっています。そしてKING OF TIME勤怠管理のデータをマネーフォワード クラウド給与に連携し、給与計算、帳票出力を行っています。また、給与計算結果をSmartHRに連携し、従業員はSmartHRで給与明細を確認できるようにしています。

たとえば、入社業務の場合、新しい店舗が増えた月は多くて10名弱、それ以外は平均月2名程度です。
以前は勤怠システム、社労士への連絡、社内管理表（Excel）などへの入力作業がそれぞれありましたが、今はSmartHRに登録をすることでKING OF TIME、マネーフォワード クラウド給与にボタン一つで従業員データが自動連携できるので、工数や入力ミスが大幅に減りました。

情報の一元化も進み、無駄な入力作業も削減され、最新データをいつでも確認できるようになりました。少なくとも私自身の業務では、別ソフトだという概念も忘れるくらいスムーズです。

当社のような、50名を超える規模、シフト制、変形労働時間制の企業、さまざまなエリアに複数拠点をもつ企業に、とくにお勧めできます。
また、最初にシステムをしっかりと設定することで、誰でも管理を行うことができるようになるため、管理者が高度な専門知識を有していない企業にもおすすめです。

当社では管理者が急遽お休みになっても、給与支払いに遅れることのないよう、締め日前からチェックするなど早めの対応をしています。
勤怠は1週間単位でチェックしているので、1週間単位で確認完了のチェックをつけられると、どこまで終わったか分かるので助かりますね。
KINGOFTIME勤怠で締め処理は1週間単位でできますが、単にチェックするだけの機能をつけてもらえるとより便利になりそうです。

管理者への教育に力を入れていきたいですね。
導入前、ルールが曖昧だったのは、管理者の労務知識のなさが背景にあったと感じています。
現在はガイドラインの作成や、入社時、昇進時の教育を行っておりますが、今後は更なる労務知識の教育体制の強化していきたいですね。

教育体制につきましても引き続き三交会様にご支援いただきながら、今後ともよりよい会社運営を三交会様と推進していきたいです。