手厚い訪問サポートで導入時の不安を払拭。
大変だった給料日までの5日間が大きく変化。
三興電建株式会社様 × 株式会社百十四銀行様の導入事例

代表取締役 渡邊様：当社では毎日、工事作業後に帰社し、作業日報を手書きして提出することになっておりました。勤怠についても、これまではその日報に「何時から何時の勤務で、休憩が何時間」などと記しておりました。それを事務担当者二人でエクセルを使って集計し、勤怠管理と給与計算をしていました。法改正などさまざまなルールができる中で正確に対応できるようにしていきたいと思っていたところ、日頃からお付き合いのある百十四銀行さんからKING OF TIMEをご提案いただきました。
法令対応のところは以前から気になっていて、現状のやり方で問題はないのかという不安がありました。あとは手作業ですのでどうしても時間がかかりますし、ミスが発生することもありました。実は百十四銀行さんからご提案を受ける前にも、勤怠管理システムについては自分で色々調べていて、何個か無料体験のようなものを試すなどして検討してはいたんです。そんな中でご提案を受け、KING OF TIMEのシェア率の高さや、IT導入補助金を使って導入サポートをしていただけることを伺って、迷いなくお願いすることに決めました。

代表取締役 渡邊様：法的な部分での安心感は大きいですね。あとは自動で勤怠を集計してくれるので、ミスがもう本当に少なくなりましたし、給与計算にも連携できるので、そちらにかかる時間もだいぶ削減できて、業務の効率化が実現できました。今はまだ移行して間もないので、ペーパーレス化までは実現できておりませんが、これまでExcelで作っていた勤務表も慣れたらいらなくなるんじゃないかなと、事務の担当とも話をしています。

代表取締役 渡邊様：KING OF TIME側で自動集計するための設定には、ある程度の時間を要しましたね。自社に合った設定ができるのですが、そのやり方で自分たちでは分からない点がありました。 たとえば工事の都合で日中勤務のあとに深夜勤務をする場合もあります。そのあたりの細かいルールの設定方法は百十四システムサービスさんに十分サポートしていただいたので、最終的には自社にマッチした設定ができました。

百十四システムサービス 木村様：三興電建様が実際にどういった勤務をされているかというのが、最初はこちらも見えていない部分もありましたので、実際に入力していただいた情報を頂戴して、それに合わせる形で設定のご支援をさせていただきました。

代表取締役 渡邊様：毎月毎月、今回はこれがクリアできた！と思ったら、また別の疑問が出てきて木村さんにご相談して、で、また次月にクリアできたと思ったら更に新たな疑問が出てきて、と繰り返していましたね。木村さんにはその都度会社に来ていただいて、実際に画面を見てもらいながら教えていただきました。

百十四システムサービス 木村様：実際に進めてみないとわからないというのは、どうしてもあるものですよね。ですのでご連絡をいただいたらなるべく早く解決できるようにサポートさせていただきました。勤怠のパターンは一度設定すれば次からはもうそのまま使えるので、同じような勤務があれば、その設定に合わせる形で自動集計されるようになります。

代表取締役 渡邊様：今はもうおおよそのパターンは設定できたと思います。

代表取締役 渡邊様：そうですね。現場の従業員は1ヶ月ぐらいで慣れましたね。当社は直行直帰の勤務をしてないので、朝出勤したらまずICカードをタッチしてもらうルールにしていました。イレギュラーの場合もありますが、基本的には時間により自動で出勤・退勤が切り替わるので、カードをタッチするだけでいいのが楽ですね。従業員の年代は40代が多く、ICカードは皆さん日頃から買い物などで使い慣れているので、KING OF TIME導入のハードルは高くありませんでした。実際に勤怠管理をおこなっている事務担当のチームは、今慣れていっている最中という感じです。

百十四システムサービス 木村様：初めはとりあえずICカードの運用を始めてみて、どんなふうに集計されるかというのをご覧になって、それから2ヶ月ぐらい経ってから、実際に月末の締めの作業に取りかかりましたね。

事務担当 藤本様：はい。締め作業の操作は木村さんに教えていただきつつ、自分でも毎日ちょっとずつ触ってみたり、もう1人の事務担当者と一緒に「ここはどうかな」なんて相談したりしながら慣れていっています。

代表取締役 渡邊様：ICカードの運用が始まってから、管理者としては誰が何時に来ているなっていうのがひと目で分かるようになったのが、1番大きな変化ですね。勤務時間の把握ができるようになったので安心感があります。この人はちょっと来るのが遅いんやなとか、分かるようになってしまいました（笑） 逆にこの人めちゃくちゃ早く来ているなというのも知ることができましたね。 従業員の皆さんもICカードの運用にはすぐに慣れましたので、今後はスマホでの打刻に移行するようにできたらなともちょっと考えております。自分の勤務時間を見られるようにすれば、またちょっと違ってくるかなと思っています。

百十四システムサービス 木村様：スマホでの打刻ですと、何時に出勤・退勤したかという、日付ごとの履歴も見られますし、その1ヶ月に自分がどれだけ残業したとか、そういうのも手元で見られるようになりますね。

代表取締役 渡邊様：今まで手書きの作業日報を提出する形だったので、従業員自身では自分の勤務時間は給与明細を見て把握する、という感じだと思うんです。現場工事の会社としては残業時間が少ない方かとは思いますが、、当社ではパソコンが1人1台ないので、こちらも勤務時間に関してアナウンスできていないんです。

事務担当 藤本様：集計業務では、当社は夜勤などのイレギュラーな勤務が複数パターンあるので、以前は対応がわからないときがあったのですが、今は入力するだけで、KING OF TIMEが自動集計してくれるのでとても楽になりました。以前は「ちょっとわからないんですけど」と社長にご相談して、時間を作って教えていただくこともあったんです。

代表取締役 渡邊様：当社は給与が月末締めの5日払いなので、毎月その5日間が大変なんですよね。今はKING OF TIMEからCSVデータを取り出して給与システムに連携できるのでとても便利になりました。

事務担当 藤本様：本当にその5日間がKING OF TIMEになってから変わりました。給与計算が本当に楽になりました。

代表取締役 渡邊様：やっぱり事務担当の二人ですね。給与システムとの連携もですし、有給休暇の残管理も自動でできるようになったので、非常にやりやすくなったと思います。

代表取締役 渡邊様：自動集計のルール設定が色々できるので、自社にあった集計の設定が可能なことと、サポートも充実していることですね。自動応答のチャットが詳細かつ見やすく教えてくれるので、困った時には頼りになって、それも使いやすいです。

代表取締役 渡邊様：今回百十四銀行さん・百十四システムサービスさんにご依頼させていただいたのは、IT導入補助金の面と、事務担当だけでは導入に少し不安があり、そちらもサポートいただきたいという理由からでした。実際のサポートは思った通りで、最後まで安心してお任せできました。現場にも何度も来ていただき、大変助かりました。基本的な設定はもちろんですが、初めの段階では今までの集計方法とKING OF TIMEを並行稼働していたので、双方のデータを照らし合わせせて、ズレが生じた部分についてご相談させていただきました。先ほどお話しした自動応答のチャットで解決できない時には、そのたびに百十四システムサービスさんに頼っていましたね。

百十四システムサービス 木村様：サポートの基本的な流れとしましては、月末の締め作業の際にお邪魔して一緒に内容を確認し、ちょっとここは違うなというところがあったら、すぐに修正できる場合はその場で対応させていただいて、複雑な内容ですぐに回答ができない場合には持ち帰らせていただいてお調べしたものをフィードバックするという感じで進めてまいりました。最初のおおまかな設定は渡邊社長と進めさせていただいて、細かな部分の有給管理や給与計算の段階に来たあたりで事務の方に加わっていただきました。

代表取締役 渡邊様：勤怠管理も給与計算も事務の担当と言いながら、これまで僕も結構見てしまっていたんです。でもそれでは進歩がないかなということで、ちょっとずつお任せするようにしていきました。 今はもう大分任せられるようになったので、今回の導入でそこの業務移行も叶いましたね。いつも木村さんが会社まで来てくださっていたので、その場で実際に画面を見ながら直接質問できたり、修正をしてくださったりしたのが助かりましたし、何よりもそのスピード感が良かったです。

百十四システムサービス 木村様：ありがとうございます。導入支援をご利用では無い場合にもヘルプページや電話サポートも用意されているのですが、電話サポートに関しては予約制になっているので、タイムラグはどうしても出てしまっていたかと思います。

事務担当 藤本様：分からないことがあって、木村さんに電話でご説明してもらったのですが、それでも理解できなかったことがあって。そうしたら、もう支援期間は終わっていたのにも関わらずわざわざ会社まで来てくださったんです。木村さんには気軽に質問しやすくて本当に助かりました。

百十四システムサービス 木村様：こちらとしても電話だけでは十分なご説明ができないことがありますので、すぐに行き来できる距離というのも、導入支援をさせていただくにあたって良い点かなと思っております。

代表取締役 渡邊様：百十四銀行さんと取引がある会社さんだったら間違いなく安心感があると思います。当初僕がやっていたように、勤怠管理のシステムに直接問い合わせるのはやり取りがちょっと遠すぎて不安があるんですけど、そこに百十四銀行さん・百十四システムサービスさんに入っていただき、顔が見える距離でのやり取りですべていけるので、その安心感は大きいですね。手厚いサポートを受けたい会社さんには絶対いいだろうなと思いますし、パソコン作業に不安がある方も導入支援していただいた方がスムーズだろうと思います。

百十四銀行 川上様：我々百十四銀行・百十四システムサービスの導入支援をご利用いただくメリットといたしましては、初期設定の部分だけではなく実際に運用がスタートした段階での疑問や不明点、別の給与システムとの連携部分に関してもすぐにご訪問して対応できる点が大きいかと思います。KING OF TIMEには新しい機能も次々に追加されていて、人事情報のデータベース管理や入退社処理の電子申請もできるようになってきています。基本の使い方に慣れたら、ぜひ今お使い以外の機能もお試しになっていただけたらなとも考えております。この度はどうもありがとうございました。