多拠点、多勤務形態には多彩な打刻方法で対応。
株式会社谷川建設様の導入事例　

人事部　前田様： 決め手はいろいろあります。まず勤怠管理システム市場でナンバー1という安心感。就業規則に沿った勤怠管理が可能であることや、変形労働時間制・フレックスタイム制に対応できるなどありますが、私が特に魅力に感じたのは打刻方法の選択肢が多いことです。当社は勤務している事業所や担当業務によって従業員が使っているデバイスが異なります。業務によっては従業員がデバイスを保有していない場合もありますし、現場への直行直帰やテレワークもあるので、個々の働き方に適した打刻方法を選べることが重要でした。

総務部　田中様：いかに従業員に勤怠管理システムを定着させるかを主眼に置いていたので、システムとしての使いやすさを重視しました。500名も従業員がいると、デバイスを使い慣れていない従業員がいるなどさまざまです。せっかく導入したのに、従業員が使ってくれなくなることだけは避けたかったので、操作画面を見てある程度推測でも使いこなせるような直感的な操作性は不可欠だと考えていました。その点、KING OF TIME 勤怠管理は操作性に優れていて、これだけ使いやすければ従業員も離脱することなく使ってくれるだろうと思いました。

人事部　前田様：社内に新しいシステムを導入する際には、当然ながら稟議も通さなければいけません。今まで行っていた回収、郵送、保管、データに起こすという一連の作業を行うのに従業員が割いていた時間を時給計算したところ、1人あたりの使用料が700円以下になれば、コスト削減になると経営層にプレゼンを行いました。KING OF TIME 勤怠管理は1人あたりの使用料が月額300円ですから、これだけの作業量を削減できるなら申し分ないと稟議も問題なく通過しました。

総務部　田中様：時間外労働の上限規制猶予措置が終了し、早急に適正な労働時間で就業できる体制を整える必要がありました。全従業員の労働時間を適正に、効率よく把握・管理をしていく仕組みづくりを急いでいたこともあり、短期間で導入しました。2024年1月にトライアルを開始して、3月に一部の事業所で導入し、5月に全社に導入しました。3月に先行して導入した事業所にアンケートやヒアリングを実施して、うまく設定ができていない箇所を把握したり、調整を重ねたことで、全社への導入はスムーズだったと感じています。ただKING OF TIME 勤怠管理の初期設定よりも、社内の勤務上のルールづくりのほうが大変でした。

総務部　田中様：当社は職種により、さまざまな労働時間制度を採用しています。そのためすべての従業員が同じ勤務時間では働いていません。勤務形態を確認していくとかなりの種類となり、これをそのままKING OF TIME 勤怠管理に反映するわけにはいかないので、勤務上のルールづくりを行いました。例えば現場へ直行直帰する従業員は、どのタイミングで出勤したことになるのかなど直行直帰の定義を見直すなどかなり時間をかけました。就業規則を改める良い機会になったと思います。

人事部　前田様：全社に導入する際に管理者向け、全従業員向けの説明会を複数回実施し、いつでも相談できるように社内ヘルプデスクを設けました。また社内に導入しているチャットツールの掲示板に、打刻方法や申請方法の動画マニュアルを掲載して、わからないことは動画マニュアルを見てくださいとアナウンスしました。

人事部　前田様：出勤簿の取りまとめをしていた管理者の工数と時間が短縮できたことはもちろん、本部でも全従業員の出勤簿の数値入力をする手間が省け、作業時間が短縮できました。また月中でも残業時間が多い従業員に対してアラートを出せるようになったことも大きな変化です。長く会社にいるという慣習から抜け出せないでいる従業員に対して、時間効率を上げていくことで残業を減らしていこうというメッセージを会社として発信することができたと思います。

人事部　前田様：全社に展開した際に、今までは紙で管理できたのになぜシステムを導入するのかといった意見も聞こえてきました。しかしKING OF TIME 勤怠管理を導入して3か月程度で100％に近い従業員が何のミスもなく打刻できるようになり、勤怠管理における工程が激減したといった声が届くようになりました。こんなにも使いこなせるようになるとは思っていなかったので驚いています。
最近では、イレギュラーな休暇の取得についてなど高度な質問まで出るようになりました。こうした質問が出るのは、従業員が使いこなしてくれているからだと、KING OF TIME 勤怠管理が浸透したことを実感しています。

人事部　前田様： 当社には体調不良や健康増進を目的に休暇を取得できる制度がありますが、その休暇制度も取得しやすくなったという声が聞かれます。休暇を取得するには、以前は申請書類にどういった理由で休むのかを記載して管理者に申請していましたが、例えば女性特有の体調不良の場合、男性の管理者には言いにくいと思う従業員もいました。しかしKING OF TIME 勤怠管理を使えば管理画面に打ち込むだけですから、申請しやすくなったと感じているそうです。

人事部　前田様：ゆくゆくは入退室の管理と出退勤を結びつけたいです。セキュリティ面の強化にもなって、社員を守ることにもつながると考えています。KING OF TIMEのHPを見て、入退管理システム「Akerun」とKING OF TIME 勤怠管理の組み合わせで入退出時刻を出退勤打刻として連携できると知りました。次は入退出管理と出退勤打刻を連携させて、よりセキュリティ面を強化し、より効率的に出退勤管理できるような取り組みを具体的に進めていきたいと思っています。
総務部　田中様：打刻についてはほぼ100％を達成したので、次のフェーズとしては各従業員の締め作業の実施率を上げていくこと、打刻の精度を上げることを目標にしています。また就業規則上の働き方と、現場での働き方に若干相違がある部署の存在もわかったので、その差をなくして就業規則に沿った働き方に近づけるよう対応していきたいです。