「いつかやろう」から「今やろう」。
将来を見据えた、紙の勤怠管理からの脱却。
株式会社ウエルビーイング峰山様 × 株式会社百十四銀行様の導入事例

池田様：創業当初から紙での勤怠管理を行っておりました。勤務時間を職員自ら出勤簿に記入し、それを別の勤務予定表と照合したうえで、Excelで集計していました。

池田様：背景として、紙による勤怠管理には、大きく分けて二つの課題を感じていました。
一点目は、「管理の煩雑さと統制管理の難しさ」でした。回収した勤怠情報の照合、Excelへの転記・集計、ミスのチェックなどに多くの時間を要していることに加え、自由に勤務時間を記載できるため、客観性の担保も課題となっていました。二点目は、「将来を見据えた管理体制の構築」でした。従来までは、私がひとりで管理していました。属人化しており、他の従業員への引き継ぎが困難な状況で、将来的な不安が大きかったです。この課題を解決するため、システム化をしないといけないと考えていたものの、業務も多忙であり、踏み出せずにいました。その中で、百十四銀行のご担当者様から「KING OF TIME」のご提案を頂いたことがきっかけです。

池田様：百十四銀行様のご提案の内容から課題の解決ができると感じ、また、タイミングもよく補助金も利用できたので、導入に至りました。

池田様：一点目は、自分自身が年配ということもあり、システムを適切に使用できるかが不安でした。特に、タイムカードは紙をイメージしていたので、電子の打刻機が届いた時に不安な気持ちが生じたことを鮮明に覚えています。二点目は、正確性です。勤怠は給与の計算をするうえで非常に重要であり、不正確な記録にならないかが不安でした。おそらく他の多くの企業様でも、この二点でシステム導入を躊躇されているのではないかと考えております。

池田様：KING OF TIMEの仕様や使い方が理解しやすいこともありましたが、一番は百十四銀行様の導入支援プロジェクトチームからのご支援が大きいと感じました。特に、対面でご支援いただける点と、初期設定を代行いただける点については、私にとって精神的にも時間的にも不可欠なものでした。研修などでオンライン会議には慣れていたものの、システム導入となると非常に不安でした。そのため、導入支援プロジェクトチームのご担当者様が毎回隣でレクチャーや操作を一緒にしていただけたので、安心して取り組むことができました。それに加え理解度も上がり、円滑に導入ができました。また、打刻機の設置からICカードや従業員情報などの登録といった初期設定を代行いただけたので、非常に助かりました。

池田様：自分でやるしかない、という使命感でプロジェクトに挑んでおりました。先ほどお話ししたような導入支援プロジェクトチームのサポートの手厚さなどもあり、スムーズに導入できたと感じております。私と同じように、「ITが苦手」「ひとりで大丈夫かな？」と心配される中小企業の経営者の方も多いかと思いますが、弊社でも導入できたのでご安心いただければと考えております。

池田様：最初はとまどいもありましたが、大きな反発はありませんでした。運用開始当初は、打刻の漏れや二重で打刻してしまう重複などのミスもありましたが、慣れてきてからは減りました。

池田様：勤怠における検証業務を大幅に削減できたことです。従来まで「出勤簿に記載」→「勤務予定表と照合およびチェック」→「Excelで集計」の業務を行っていましたが、Excelに転記する必要がなくなり、勤怠の集計時間が大幅に削減できました。また、誤転記のチェック作業も不要となりました。加えて、打刻漏れがあった場合、KING OF TIMEでは該当箇所がアラートで示されるので、全体的に詳細なチェックが不要となり、チェック作業の効率化にもつながりました。

池田様：従業員側の「勤怠」への意識改革も自然と実施することができ、不要な残業の縮小などの当初想定していなかった効果も得られることができたと考えております。改めて、経営層が能動的に社内の改革を進めていくことの重要性を感じました。

池田様：全ての業務を電子化していくということは、従業員の周知を含めて道半ばだと考えております。弊社では申請関連などは、あえて紙を残しております。電子の効率性と紙の使用に伴って発生するコミュニケーションの大切さを共存させながら、必要に応じて徐々に変えていきたいと考えております。

池田様：当初目的としていた、将来を見据えた電子打刻への切り替えは無事に達成し、効率化も実現できたと考えております。

池田様：弊社は介護サービスを実施しており、シフトについては介護保険法に沿って作成しております。KING OF TIMEでは現状、介護保険法に沿ったシフトの自動作成機能がないので、こちらへの対応ができるようになれば、弊社の業務は更に効率化できるので期待しております。