勤怠給与計算業務が5日から5Hに。勤怠から広がるDX株式会社ユースコミュニケーションズ様の導入事例

大塚様： スケジュール管理やワークフローで使用しているグループウェアで出退時間を記録していました。しかし、集計機能はついていないので、グループウェアから出退勤の時刻データをダウンロードし、Excelに転記して集計していました。 有休管理は、グループウェアのワークフローを使って従業員から申請は上がってきましたが集計機能がないので、Excelに転記して取得日数や残日数を集計していました。特に有休は、勤続年数と取得状況によりデータを参照するのも大変でした。全て手作業だったので、入力ミスがないかも心配でしたし、何より時間がかかる作業でした。

大塚様： 当社は月末締めで、翌3営業日までに従業員に勤怠情報に抜けがないかを確認してもらっていました。不備もあるので一つひとつ最終確認を行って、データが揃ったら毎月10日までに当時の給与計算ソフトで計算。月初は勤怠給与計算の業務に追われ、勤怠だけでも2、3日かかっていました。

大塚様： そうですね。アナログ管理による手作業に限界がきたことが理由です。経理含めバックオフィス系の業務担当は私だけです。バックオフィス業務未経験のこともあり、社労士さんや会計士さんに相談しながら業務を進めていたもののやはり大変で、業務の効率化を図りたいと考えていました。

そんな中、新型コロナウイルス感染症の蔓延で在宅勤務に。出社しないと勤怠給与業務ができない就業環境になりました。これが決め手になって、クラウド型システムへの移行を本格的に検討することにしました。

大塚様： バックオフィス業務の改善や就業規則の改定について相談していた社労士さんから、勤怠管理についてはKING OF TIMEがいいよと紹介してもらいました。

大塚様： 利用中の会計システムが出しているクラウド型勤怠管理システムがあったので、お試しでつかってみました。ただ、そちらには当時我々が求めていたみなし残業などの機能がありませんでした。また、人事労務や給与などカバー範囲の広さが売りである半面、高価でした。そのため、この勤怠管理システムはフィットしていないと判断しました。

その点、KING OF TIME勤怠管理は求めていた機能は揃っているし、直感的に操作しやすかったです。月額1人300円で使えるのでコストパフォーマンスにも優れています。社内で稟議を通しましたが、文句なく決まりました。

大塚様： 2023年3月にKING OF TIME勤怠管理のトライアルを始めて、7月から従業員が使っています。4カ月弱かけて初期設定を行い、従業員情報や過去の勤怠情報を入力しました。就業規則に沿っているか、過去の出退勤データを入れてみて、正しく集計されるか検証するのは大変でした。システムは得意な方ではなかったので連日サポートに問い合わせていたと思います。導入時は忙しい時期だったのですが何とかなりましたね。KING OF TIMEのサポートが本当に役立ちました。

導入時に過去データを照合したおかげもあって、稼働し始めてからは大きなトラブルもありません。導入時は少し大変でしたが、今となっては時短になって快適なので、あの時頑張って導入してよかったと思います。

大塚様： 勤怠管理がとても使いやすかったので、給与も人事労務も使ってみたいと思うようになりました。給与と人事労務は7月から3カ月弱で準備して10月に稼働。翌月11月からKING OF TIME人事労務を使って給与明細を発行しています。

使ってみると効率化が実感できるので、もっと楽したいという欲が出てきて、すこしずつ試しています。

大塚様： かなりの時短になっています。勤怠管理から給与計算の時期はこの業務に追われながら5～6日はかけていましたが、3～5時間で済むようになりました。導入後は、勤怠給与計算業務をすぐに終わらせるようになって、気持ち的にも安心して進められるようになりました。

それに、今まではグループウェアを見て残業や有休管理を確認して、身上情報の変更情報を見て、集計されたExcelを見て、給与計算ソフトを見て、とあっちこっちみる必要があり大変だったんですよね。今はKING OF TIMEだけを見ればよい状態になりました。毎月の業務フローも簡素化されましたね。

ここだけの話、導入前は、業務量が多く一人で業務をこなすのにとても苦労していました。社労士の先生に「採用にお金をかけるよりシステムで解決した方がよいですよ」と助言をもらい導入して、実際にかなり時短できたのでよかったです。もし、新たに従業員を採用することを考えたら圧倒的なコスト削減ですよね。

大塚様： 年末調整です。これまでは従業員から紙で集めた書類をPDFにして税理士の先生に送る必要がありました。去年、試しに使ってみたところ、私が代理で入力した部分があっても、扶養控除申告書等がPDFで出力できることでかなり楽になりました。使ってみてよかったので、今年の年末調整では従業員全員に個々で必要な書類をKING OF TIME給与にアップロードしてもらえるようにアナウンスしていきたいです。また、税理士の先生にもKING OF TIMEを介して共有しようと思います。それから、働き方の意識改革にもつながりました。想定していなかったメリットです。

大塚様： 当社は土日に学生向けセミナーを開催していて、対応した従業員は振替休日を取得できます。導入前は5割くらいしか取得できていませんでしたが、自分で管理してお休みを取得できる従業員が増えたんです。導入後は8割強まで取得するようになりました。従業員自身でKING OF TIME 勤怠管理を見て、あと何日振替休日が残っているか見える化された効果だと感じています。私の方からも、振替休日が発生した従業員には月中にとってくださいね、とリマインドできるようになりました。

大塚様： 従業員情報をもっと集約させたいと思っています。既に給与計算に必要な情報は入れていますが、まだまだ従業員情報は、紙の書類で管理したり、Excelなどでデータを管理したりと保存方法がバラバラな情報があります。これをKING OF TIME人事労務に集約させることで、管理側だけでなく、従業員が自身の就労条件や源泉徴収票などの関連書類を見たい時に、自分で確認できるようにしていきたいです。管理側の私と従業員の両者にとって業務改善につながりますし、KING OF TIMEならそれが実現できると思っています。

大塚様： システムを導入するには、多少なりとも予算を投じる必要があるので、どれだけメリットがあるのかを考えます。大規模な企業であればスケールメリットを想像しやすいかもしれませんが、当社のように従業員数が少ない会社であっても十分なメリットを得られます。それに、どんどんアップデートされるのでそれに伴って業務フローの改善の幅が広がります。先日もKING OF TIMEに新しく追加された「e-Gov電子申請」を使ってみましたが、デジタル庁の「e-Gov電子申請アプリケーション」でやるよりはるかに簡単で感激しました。きっと目に見えて業務の効率化が進みますよ。