タイムカードとKING OF TIMEの違い

ITシステムが発達している現在でも、従業員の勤怠管理を「紙の出勤簿」や「タイムカード」で行っている会社は、まだまだ多くありそうです。しかし、集計の手間、チェックミスなど管理体制の問題や、それらの作業にかかる人件費などのコスト面等々、いろいろと課題は多いのでは？そこで、今回は様々な業界の総務担当者100人に、勤怠管理の現状を聞きました！リアルな課題と解決策を、あなたの会社の勤怠管理の参考にしてみませんか？

総務担当者100人に聞く！勤怠管理の現状とは？

調査の結果、勤怠管理の方法で最も多かったのは、なんと「紙（出勤簿）」でした！全体の4割近くを占めており、続く2位の「タイムカード」も3割以上という結果に。第3位は、ITを活用した「パッケージソフト」、第4位は「クラウド型の勤怠管理システム」でしたが、どちらも10％台にとどまっています。いまだ、多くの会社が紙の出勤簿やタイムカードを使う従来型の勤怠管理をしているという、驚くべき結果となりました。

それでは、紙による出勤簿を使わず、「勤怠管理システム」を導入している会社が、そうした方法を選んだ理由は一体どんなところにあるのでしょうか。現在の勤怠管理方法を採用した理由について質問したところ、ダントツで1位の回答率となったのは「正確な勤務実態を把握するため」で、全体の7割以上を占めていました。また、第2位は「勤怠管理業務の効率化のため」、第3位は「主入力による集計ミスをなくすため」で、どちらも全体の3割前後の回答率となりました。また、不正打刻をなくしたり、リアルタイムでの勤務状況管理などのために導入している会社も多くあるようです。

勤怠管理システムを導入していない会社、その理由と課題とは？

勤怠管理システムを導入していない理由を聞いたところ、「従業員が少ないから」（30代・男性／古物取引業）、「イニシャルコストが高い」（50代・女性／医療関連）」などの回答が多く見られました。従業員の少ない中小企業の場合、コスト面を考えると大きなシステムの導入はなかなか難しいようです。

また、もともとの方法をそのまま利用しているとの回答も多くあり、「引き継ぎを受けたからそのまま使用（50代・女性／建設業）」「新しい仕組みを導入するのが面倒だから（50代・男性／建設業）」などのコメントも。会社の体制や慣れた方法を優先し、新しいシステムの導入に至らない会社も多くあるようです。

担当者がリアルに感じている「困っている点」については、従業員からの用紙提出が遅れることや、手書きのため、間違いが起こりやすいことなどの回答が多くありました。管理する側としての作業手順にも問題を感じているようで、「記入が面倒だし、修正が大変」（30代・女性／建設業）との回答も。また、紙の場合、保管の際にかさばるため、「毎月増えるので邪魔。探すのも手間がかかる」（30代・女性／建設業）と答えた人も複数いました。

一方、手書きの場合には、従業員それぞれが自分の勤務時間を把握しにくいという問題点が。また、記録の信憑性そのものに疑問を感じるケースも多く、「時間管理する方法としてはゆるい」（50代・女性／学校関連）との回答もありました。 他にも「あり過ぎて書ききれない（50代・男性／情報サービス関連）」とのコメントがあり、担当者のみなさんは紙による勤怠管理方法に様々な問題を感じているようです。

現在、紙の勤怠管理方法を続けている会社の担当者に質問したところ、全体の半数は「導入はまったく考えていない」と回答しました。しかし、「導入を考えている」「導入したい」などの肯定派の回答も全体の32.4％を占めており、業務の改善を考えている会社もかなり多いようです。

勤怠管理システムは導入しているけど、いまの勤怠管理システムで本当に満足？

一方、ITを活用した勤怠管理システムをすでに導入している会社では、現在の管理システムに対する満足度はかなり高いようです。リアルタイムで勤怠状況が確認できる点については、管理のしやすさと更新性に満足しているケースが多く、「部下の申請も確認でき、修正もしやすい」（30代・女性／情報サービス関連）、「パソコンで一括管理できる」（30代・男性／飲食業）などのコメントが。また、企業としてのコンプライアンス対策においても「サービス残業の発見に効果的」（50代・男性／マスコミ関連）といった声が多く見られました。一方、コスト面においては、「入力や管理時間が短縮できる（50代・男性／公共サービス業）」など、業務の効率化で人件費を削減できるとの回答が。

さらに、操作性や不正打刻、社員の評判などにおいても、「カード式のため、タッチするだけでいい」（40代・男性／製造業）「時刻が狂わない限り不正のやりようがないところがいい」（40代・女性／社労士事務所）「社員の評判がいい」（40代・女性／宿泊施設等サービス業）との満足度の高いコメントが多くありました。しかし、その一方で、「毎日、自分で入力するのが面倒だという声もある」（50代・男性／情報通信業）などの回答もあり、新たなシステムに慣れない社員からの不満の声もあるようです。

いまの勤怠管理システムで困っていること

現在の勤怠管理システムに対する不満は、パッケージソフト型、クラウド型については、困った点を挙げる人は少ないようでした。一方、タイムカードで管理するシステムの場合、入力の面倒さや管理のしにくさを挙げる回答が多く見られました。「すぐに勤務日数や月額の給与を計算することができないから（30代・男性／不動産業）とのコメント以外にも、「月1回の集計の手間だけでなく、不正打刻の可能性を否定できない」（30代・男性／福祉関連業）との回答が。また、「電子データ化したい要望がある」（40代・男性／行政書士事務所）という総務担当者もいました。勤怠管理の方法は企業によって違い、解決したい課題や抱える悩みも様々なようです。

【調査概要】
調査タイトル： 勤怠管理の課題についてのアンケート
調査期間： 2014年11月28日～11月30日
調査方法： インターネットリサーチ
調査対象： 全国の勤怠管理を行っている総務担当者100人